Quality Power
Ranking pytań, które warto zadać przed zakupem narzędzia lub abonamentu
Najdroższy element narzędzia to nie cena abonamentu, a koszt wyjścia z niego. Dziesięć pytań uszeregowanych po tym, ile oszczędzają.
Przy zakupie narzędzia firmy patrzą na cenę abonamentu, a kosztowne są dwie inne rzeczy: wdrożenie i wyjście. Narzędzie, z którego nie da się zabrać własnych danych, przestaje być narzędziem i staje się zobowiązaniem — niezależnie od tego, ile kosztuje miesięcznie.
Ranking jest ułożony według tego, ile oszczędza zadanie danego pytania przed zakupem, a nie po pół roku używania.
1Czy mogę zabrać stąd swoje dane i w jakim formacie
pytanie, od którego zależy, czy to narzędzie, czy pułapka
Nie „czy jest eksport”, a w jakim formacie, czy obejmuje wszystko i czy da się to wczytać gdzie indziej. Eksport do pliku PDF nie jest eksportem danych. To pytanie decyduje o tym, czy po dwóch latach masz wybór, czy jesteś zależny — i dlatego jest pierwsze.
2Ile naprawdę zapłacę przy mojej skali za rok
Cena z cennika zwykle dotyczy jednego użytkownika i podstawowego planu. Dolicz liczbę osób, limity, funkcje dostępne tylko wyżej, opłaty za integracje i rozliczenie roczne kontra miesięczne. Dopiero ta liczba jest ceną — i bywa wielokrotnością tej z nagłówka.
3Co się dzieje, gdy przestanę płacić
Trzy warianty i trzeba wiedzieć, który obowiązuje: konto przechodzi w tryb tylko do czytania, konto zostaje zablokowane z danymi w środku, albo dane są usuwane po określonym czasie. Ostatni wariant przy rezygnacji w gorszym miesiącu oznacza utratę historii firmy.
4Kto jest administratorem danych i gdzie one leżą
Przy narzędziach przetwarzających dane klientów to nie jest pytanie techniczne, a formalne: potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania i wiedza o tym, gdzie dane są przechowywane oraz komu są przekazywane. To obszar, który przy pierwszym takim narzędziu warto przejść z prawnikiem i ustalić raz.
5Ile zajmie wdrożenie i kto je wykona
Najczęściej niedoszacowana pozycja. Przeniesienie danych, ustawienie, nauczenie zespołu, równoległe prowadzenie starego i nowego systemu przez pierwszy miesiąc. Narzędzie tańsze o kilkadziesiąt złotych miesięcznie, które wymaga tygodnia pracy więcej przy wdrożeniu, jest droższe.
6Czy łączy się z tym, co już mam
Nie „czy ma integracje”, a czy ma tę jedną, która jest Ci potrzebna — ze sklepem, programem do faktur, pocztą, bankiem. Brak jednej integracji oznacza ręczne przepisywanie danych na stałe, a to jest koszt, który nie znika. Co w ogóle warto automatyzować, rozpisałem w osobnym rankingu.
7Jak wygląda pomoc techniczna i w jakim języku
Czas odpowiedzi, kanał kontaktu i język. Przy narzędziu, które obsługuje sprzedaż albo rozliczenia, pomoc odpowiadająca po trzech dniach w obcym języku jest realnym ryzykiem w momencie awarii — a nie detalem komfortu.
8Czy mogę to przetestować na własnych danych
Nie na wersji pokazowej z przykładowymi danymi, a na swoich — bo problemy ujawniają się przy Twoich przypadkach brzegowych. Okres próbny bez możliwości wczytania własnych danych niczego nie sprawdza.
9Kto jeszcze w firmie będzie z tego korzystał
Narzędzie wybrane przez jedną osobę pod jej sposób pracy zwykle nie jest używane przez pozostałych — i po kwartale firma płaci za coś, czego używa jedna osoba. Przy narzędziach zespołowych warto, żeby w teście brał udział ktoś, kto nie podejmuje decyzji o zakupie.
10Czy to narzędzie rozwiązuje problem, który naprawdę mamy
Ostatnie miejsce, bo brzmi oczywiście, a jest najczęstszą przyczyną nieużywanych abonamentów. Narzędzie kupuje się po demonstracji, która pokazuje możliwości, a nie po sprawdzeniu, czy odpowiada na konkretną, nazwaną wcześniej przeszkodę. Najlepszy test: napisz jedno zdanie o problemie, zanim zobaczysz jakiekolwiek narzędzie.
Krótka ścieżka decyzji
| Krok | Co zrobić |
|---|---|
| 1 | Napisz jedno zdanie o problemie, który ma zniknąć |
| 2 | Policz roczny koszt przy swojej liczbie osób i limitach |
| 3 | Sprawdź eksport danych i co się dzieje po rezygnacji |
| 4 | Sprawdź jedną integrację, która jest konieczna |
| 5 | Przetestuj na własnych danych, z udziałem osoby, która będzie tego używać |
| 6 | Przy danych klientów — umowa powierzenia i rozmowa z prawnikiem |
Punkt trzeci jest tym, który najczęściej zmienia decyzję — i jedynym, którego sprzedawcy nie pokazują w prezentacji. Przegląd abonamentów, których nikt nie używa, jest też jedną z pozycji rankingu cichych wycieków pieniędzy.
Narzędzie dobiera się do problemu, nie odwrotnie
Przy wdrożeniach zaczynam od nazwania czynności, która zjada czas, i dopiero potem dobieram narzędzie — razem ze sprawdzeniem eksportu danych, kosztu rocznego i integracji, która musi zadziałać. Abonament, którego nikt nie używa, to kolejny wyciek, nie usprawnienie.
Najczęstsze pytania
Co jest najważniejszym pytaniem przed zakupem narzędzia?
Czy można zabrać z niego swoje dane i w jakim formacie. To ono decyduje, czy po dwóch latach masz wybór, czy jesteś zależny od jednego dostawcy niezależnie od ceny i jakości.
Czy rozliczenie roczne się opłaca?
Przy narzędziu sprawdzonym tak, bo bywa wyraźnie tańsze. Przy pierwszym zakupie nie — rocznej płatności nie da się wycofać, a większość rezygnacji następuje w pierwszych trzech miesiącach.
Czy darmowy plan wystarczy na start?
Często tak, pod warunkiem że wiesz, który limit przekroczysz pierwszy i ile kosztuje przejście wyżej. Darmowy plan bez tej wiedzy to odłożony, nieznany koszt.
Co z danymi klientów w zewnętrznym narzędziu?
Potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania i wiedza o tym, gdzie dane są przechowywane oraz komu przekazywane. Przy pierwszym takim narzędziu warto przejść to z prawnikiem i ustalić wzorzec na kolejne.
