Ranking rzeczy do zautomatyzowania — według realnego zwrotu

Wdrożenia automatyzacji najczęściej zaczynają się od pytania „co by tu zautomatyzować”, a to prowadzi do rozwiązań, których nikt potem nie używa. Poniżej ranking według realnego zwrotu — ile godzin odzyskujesz w stosunku do pracy włożonej we wdrożenie.

1. Zgłoszenie z formularza w jedno miejsce z powiadomieniem

Najwyższy zwrot ze wszystkiego i najprostsze wdrożenie. Zapytanie trafia do arkusza albo systemu, a Ty dostajesz powiadomienie od razu. Rozwiązuje najdroższy problem w małej firmie — zgubione zapytanie — i zajmuje godzinę konfiguracji.

2. Automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach

Ustawiasz raz, odzyskuje pieniądze bez emocji i bez Twojego czasu. Przy opóźnionych płatnościach to jedna z niewielu rzeczy, które realnie poprawiają płynność od następnego miesiąca.

3. Synchronizacja stanów magazynowych między kanałami

Dotyczy tylko sprzedających w kilku miejscach, ale tam jest bezkonkurencyjna. Sprzedaż produktu, którego nie ma, to anulowane zamówienie i uderzenie w ocenę sprzedawcy. Kiedy to się zaczyna opłacać, rozpisałem przy integratorach sprzedaży.

4. Gotowe odpowiedzi na powtarzalne pytania

Nie chatbot — zwykłe szablony odpowiedzi plus sekcja pytań na stronie. Zdejmuje większość korespondencji przy zerowym ryzyku, że coś odpowie źle. Bot ma sens dopiero przy kilkudziesięciu pytaniach dziennie, o czym piszę przy chatbotach.

5. Wiadomość powitalna po zapisie na listę

Jedno ustawienie, działa latami. Materiał trafia do klienta natychmiast, a Ty nie wysyłasz niczego ręcznie.

6. Automatyczne etykiety przewoźnika

Przy kilkunastu paczkach dziennie oszczędza godzinę dziennie na przepisywaniu adresów — i usuwa pomyłki, które kosztują zwrot.

7. Raport zbierany z kilku źródeł

Zestawienie wysyłane w poniedziałek rano zamiast ręcznego klikania po panelach. Oszczędność średnia, ale efekt uboczny jest cenniejszy: zaczynasz patrzeć na liczby regularnie, bo same przychodzą.

8. Przenoszenie danych między systemami

Najwyższy koszt wdrożenia i najwyższe wymagania utrzymaniowe, bo dostawcy zmieniają swoje systemy. Warto dopiero, gdy proces jest stabilny i powtarza się codziennie.

Czego nie automatyzować

Procesów wykonywanych raz w miesiącu. Konfiguracja zajmie więcej czasu, niż zaoszczędzi przez rok.

Reklamacji i sporów. Tam klient potrzebuje decyzji, nie odpowiedzi.

Bałaganu. Zautomatyzowany zły proces to zły proces wykonywany szybciej. Najpierw ustalenie, kto za co odpowiada.

Zasada, która porządkuje wybór

Policz, ile razy w tygodniu wykonujesz daną czynność i ile minut zajmuje. Pomnóż przez pięćdziesiąt tygodni. Jeśli wychodzi mniej niż dzień roboczy rocznie — zostaw, jak jest. Automatyzacja ma zdejmować pracę, którą już wykonujesz, a nie tworzyć nową.

Najczęstsze pytania

Co zautomatyzować jako pierwsze?

Zgłoszenia z formularza z powiadomieniem. Najwyższy zwrot i najprostsze wdrożenie.

Czego nie warto automatyzować?

Procesów wykonywanych raz w miesiącu, reklamacji oraz czegokolwiek, co nie ma ustalonej odpowiedzialności.

Jak policzyć, czy się opłaca?

Mnożąc częstotliwość i czas trwania czynności przez liczbę tygodni w roku. Poniżej dnia roboczego rocznie zwykle nie warto.

Czy automatyzacja wymaga utrzymania?

Przy połączeniach między systemami tak — dostawcy zmieniają swoje interfejsy i scenariusze przestają działać.