Ranking programów do faktur i księgowości dla jednoosobowej firmy

Programów do faktur i księgowości dla jednoosobowej działalności jest kilkanaście i wszystkie reklamują się podobnie. Poniżej podział według tego, kto i jak rozlicza — bo wybór zależy od formy opodatkowania i od tego, czy prowadzisz księgowość sam, czy przez biuro.

Kryteria

1. Czy pracujesz z biurem rachunkowym, czy rozliczasz się sam. To rozstrzyga najwięcej.
2. Obsługa krajowego systemu e-faktur i gotowość na zmiany w tym zakresie.
3. Integracja ze sklepem albo kanałami sprzedaży, jeśli sprzedajesz online.
4. Faktury zagraniczne i waluty przy sprzedaży poza Polskę.
5. Eksport danych — czy wyjdziesz stąd z historią, gdy zmienisz program.

Dla wystawiającego kilka faktur miesięcznie

Czego potrzebujesz: prostego wystawiania, powtarzalnych faktur i wysyłki do klienta. Nic więcej.

Na tym poziomie darmowe i tanie narzędzia w zupełności wystarczają, a rozbudowany program jest kosztem bez pokrycia. Kluczowe jest, żeby obsługiwał obowiązujące wymogi dotyczące e-faktur — to warto potwierdzić u księgowego, bo przepisy w tym obszarze się zmieniają.

Dla sprzedającego online

Czego potrzebujesz: automatycznego wystawiania faktur do zamówień ze sklepu i z marketplace’ów.

To jest moment, w którym program zaczyna realnie oszczędzać czas, a nie tylko porządkować dokumenty. Bez integracji ktoś przepisuje dane ręcznie — przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to etat. Jak spiąć kanały, opisałem przy integratorach sprzedaży.

Dla rozliczającego się samodzielnie

Czego potrzebujesz: księgi, ewidencji, wyliczenia zaliczek i przypomnień o terminach.

Tu wybór zależy od formy opodatkowania — przy ryczałcie potrzeba czegoś innego niż przy zasadach ogólnych z kosztami. Warto wybrać program po ustaleniu formy, nie odwrotnie.

Uczciwa uwaga: samodzielne rozliczanie ma sens przy prostej działalności usługowej. Przy sprzedaży zagranicznej, kilku kanałach i towarze błąd kosztuje więcej niż biuro — pisałem o tym przy rzeczach, których nie warto robić samemu.

Dla współpracującego z biurem rachunkowym

Czego potrzebujesz: zgodności z programem biura i wygodnego przekazywania dokumentów.

Najważniejsze kryterium jest tu jedno i proste: zapytaj swoje biuro, z czym pracuje, zanim cokolwiek wykupisz. Program niezgodny z ich systemem oznacza, że ktoś i tak będzie przepisywał dane.

Czego nie przeoczyć

Eksportu danych. Historia faktur to dokumentacja, którą trzeba przechowywać przez lata. Program, z którego nie da się jej wyciągnąć, jest decyzją na bardzo długo.

Kosztu przy wzroście. Część narzędzi liczy cenę od liczby dokumentów — warto policzyć to przy skali, którą planujesz za rok.

Zmian w przepisach. To obszar, w którym wymogi techniczne bywają aktualizowane. Dostawca, który reaguje z opóźnieniem, staje się Twoim problemem.

Zastrzeżenie

To porównanie dotyczy wyboru narzędzia, nie sposobu rozliczania. Formę opodatkowania, obowiązki i terminy ustal z księgowym — to nie jest porada podatkowa.

Najczęstsze pytania

Jaki program do faktur dla jednoosobowej działalności?

Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy proste, tanie narzędzie. Rozbudowany program to koszt bez pokrycia.

Co jest najważniejsze przy współpracy z biurem?

Zgodność z programem, z którego korzysta biuro. Warto zapytać przed wykupieniem czegokolwiek.

Kiedy program zaczyna realnie oszczędzać czas?

Przy sprzedaży online z automatycznym wystawianiem faktur do zamówień ze sklepu i marketplace’ów.

Na co uważać przy wyborze?

Na możliwość eksportu danych i na sposób naliczania ceny przy większej liczbie dokumentów.