Quality Power
Prognozowanie zapasów w małym sklepie — bez arkusza na dwadzieścia zakładek
Zbyt mało towaru to utracona sprzedaż, zbyt dużo to zamrożone pieniądze. Jak oszacować zapotrzebowanie na własnych danych, bez skomplikowanych modeli.
Prognozowanie w małym sklepie nie wymaga modelu statystycznego. Wymaga trzech liczb i jednej zasady: liczymy osobno dla produktów, które schodzą regularnie, i osobno dla tych, które schodzą rzadko. Pomieszanie tych dwóch grup w jednym wyliczeniu jest przyczyną większości błędnych zamówień.
Trzy liczby, które wystarczają
| Liczba | Jak ją wyznaczyć |
|---|---|
| Średnia sprzedaż tygodniowa | Sprzedaż z ostatnich 8–12 tygodni podzielona na tygodnie — nie z ostatniego miesiąca, bo pojedynczy wyskok zaburza wynik |
| Czas dostawy od zamówienia do półki | Rzeczywisty, nie obiecany przez dostawcę — mierzony na trzech ostatnich dostawach |
| Zapas bezpieczeństwa | Ile tygodni sprzedaży chcesz mieć na wypadek opóźnienia dostawy |
Z tych trzech wynika moment zamówienia: zamawiasz wtedy, gdy zapas spada do poziomu pokrywającego czas dostawy plus zapas bezpieczeństwa. To cała mechanika — reszta to dopasowanie do specyfiki asortymentu.
Dlaczego dwie grupy produktów liczy się inaczej
- Produkty schodzące regularnie — kilka sztuk tygodniowo. Średnia działa dobrze, a zapas bezpieczeństwa może być niski, bo sprzedaż jest przewidywalna.
- Produkty schodzące rzadko — kilka sztuk w roku. Średnia tygodniowa wychodzi w dziesiątych częściach sztuki i jest bezużyteczna. Tu decyzja opiera się na pytaniu „czy chcę mieć jedną sztukę na stanie”, a nie na wyliczeniu.
Najczęstszy błąd polega na stosowaniu jednego podejścia do obu grup. Skutek: nadmiar towaru, który schodzi raz w roku, i braki na tym, co sprzedaje się codziennie.
Czego nie uwzględnia średnia
- Sezonowości. Średnia z lata nie mówi nic o grudniu. Przy produktach sezonowych punktem odniesienia jest ten sam okres w poprzednim roku, nie ostatnie tygodnie.
- Własnych działań. Promocja albo publikacja, która poszła szerzej, podnosi sprzedaż jednorazowo — i zawyża średnią na kolejne tygodnie. Takie wyskoki warto odnotować i wyłączyć z wyliczenia.
- Braków na stanie. To najpodstępniejszy błąd: tygodnie, w których produktu nie było, pokazują zerową sprzedaż i obniżają średnią. Prognoza na takich danych utrwala niedobór.
- Zwrotów. Sprzedaż brutto bez odjęcia zwrotów zawyża zapotrzebowanie, zwłaszcza w kategoriach o wysokim odsetku zwrotów.
Koszt, o którym się nie myśli
Zapas to zamrożone pieniądze. Towar wart kilkadziesiąt tysięcy stojący w magazynie przez pół roku to kwota, której nie da się użyć na nic innego — plus koszt miejsca i ryzyko, że się zestarzeje. Dlatego pytanie nie brzmi „czy mieć zapas”, a „ile tygodni sprzedaży chcę w nim trzymać”.
Przy produktach o krótkim cyklu życia odpowiedź jest inna niż przy tych, które sprzedają się od lat. Które kategorie są tu najtrudniejsze, rozpisałem w rankingu produktów, których nie warto sprzedawać online.
Rytm, który wystarcza
| Jak często | Co robić |
|---|---|
| Raz w tygodniu | Przejrzeć produkty poniżej poziomu zamówienia i złożyć zamówienia |
| Raz w miesiącu | Przeliczyć średnie i odnotować wyskoki do wyłączenia |
| Raz na kwartał | Wypisać produkty, które nie schodzą — do wyprzedaży albo wycofania |
| Przed sezonem | Porównać z tym samym okresem poprzedniego roku, nie z ostatnimi tygodniami |
Trzeci wiersz jest tym, który odzyskuje najwięcej pieniędzy, i jednocześnie najczęściej pomijanym — bo wymaga przyznania, że dany zakup był nietrafiony. Co jeszcze warto śledzić w sklepie, rozpisałem w rankingu rzeczy wartych mierzenia.
Stany, które zgadzają się we wszystkich kanałach
Przy sprzedaży w kilku miejscach największym ryzykiem jest rozjechanie się stanów — sprzedaż towaru, którego nie ma, kosztuje opinie i blokady. Ustawiam oferty i stany tak, żeby jedna sprzedaż aktualizowała wszystkie kanały.
Najczęstsze pytania
Z ilu tygodni liczyć średnią sprzedaż?
Z ośmiu do dwunastu. Jeden miesiąc jest zbyt wrażliwy na pojedynczy wyskok, a dłuższy okres przy zmieniającym się asortymencie przestaje odpowiadać rzeczywistości.
Co zrobić z tygodniami, w których produktu nie było?
Wyłączyć je z wyliczenia. Zerowa sprzedaż przy braku towaru nie jest informacją o popycie, a prognoza na takich danych utrwala niedobór.
Jak liczyć zapas produktów schodzących rzadko?
Nie średnią, bo wychodzi w częściach sztuki. Decyzją: czy chcesz mieć jedną sztukę na stanie, znając czas dostawy i to, ile warte jest utracone zamówienie.
Ile zapasu trzymać?
Tyle, ile pokrywa czas dostawy plus bufor na opóźnienie. Każdy tygodni zapasu ponad to jest zamrożoną gotówką i kosztem miejsca.
