Quality Power
Proforma, zaliczka i zadatek — trzy rzeczy, które większość firm myli
Proforma nie jest fakturą, a zadatek to nie to samo co zaliczka — i ta różnica decyduje, kto traci pieniądze przy odwołanym zleceniu.
Trzy pojęcia, które w codziennej pracy używane są jak synonimy, a oznaczają zupełnie różne rzeczy — i różnią się tym, kto zostaje z pieniędzmi, gdy zlecenie się nie wydarzy. Przy jednym zleceniu, które się rozsypało, ta różnica potrafi oznaczać kilka tysięcy złotych w jedną albo w drugą stronę.
Proforma — dokument, który nie jest fakturą
Faktura proforma to propozycja zapłaty, nie dokument księgowy. Nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, nie wykazuje się jej w rozliczeniach i nie powoduje obowiązku podatkowego. Służy jednej rzeczy: żeby klient wiedział, ile, na jakie konto i za co ma zapłacić, zanim powstanie właściwa faktura.
Z czego wynikają praktyczne konsekwencje:
- Po zapłacie trzeba wystawić właściwy dokument. Proforma nie zamyka sprawy — po wpłacie wystawia się fakturę (zaliczkową albo końcową, zależnie od sytuacji).
- Proforma nie jest podstawą do odliczeń dla klienta. Jeśli klient oczekuje dokumentu do księgowania, proforma go nie zadowoli — i warto go o tym poinformować od razu, zanim zapyta jego księgowa.
- Oznaczaj ją wyraźnie. Dokument, który wygląda jak faktura, ale nią nie jest, bez jasnego oznaczenia wprowadza zamieszanie w księgowości po obu stronach.
Przy sprzedaży dla firm proforma jest bardzo wygodnym narzędziem, bo pozwala pobrać przedpłatę bez komplikowania rozliczeń — a przy klientach, których dopiero poznajesz, przedpłata jest najprostszym zabezpieczeniem. Pisałem o tym szerzej w tekście o sprawdzaniu kontrahenta.
Zaliczka a zadatek — różnica, która kosztuje
Oba to płatność z góry na poczet przyszłego świadczenia. Różnica ujawnia się dopiero wtedy, gdy umowa nie dochodzi do skutku:
| Sytuacja | Zaliczka | Zadatek |
|---|---|---|
| Umowa wykonana | Zaliczana na poczet ceny | Zaliczany na poczet ceny — tu bez różnicy |
| Rezygnuje klient (strona, która zapłaciła) | Zasadniczo podlega zwrotowi | Druga strona może go zatrzymać |
| Rezygnuje wykonawca (strona, która przyjęła) | Zasadniczo podlega zwrotowi | Klient może żądać zwrotu w podwójnej wysokości |
| Umowa rozwiązana za zgodą obu stron | Zwrot | Zwrot |
| Na czym polega funkcja | Technicznie przedpłata | Zabezpieczenie wykonania umowy |
Zasady dotyczące zadatku wynikają z Kodeksu cywilnego i w szczególnych sytuacjach mogą być inaczej ukształtowane w umowie. Dlatego decyduje jedno zdanie w dokumencie: jeśli nie napiszesz wprost „zadatek”, w razie sporu wpłata będzie traktowana jak zaliczka. Samo określenie kwoty i terminu nie wystarczy.
Konsekwencja praktyczna jest dość brutalna: wykonawca, który chce zabezpieczyć się przed odwoływaniem zleceń na ostatnią chwilę, powinien używać zadatku. Ale ta sama konstrukcja działa przeciwko niemu, jeśli to on się wycofa — i to jest właśnie uczciwa cena tego zabezpieczenia.
Jak to zapisać, żeby działało
Minimum, które powinno znaleźć się w dokumencie albo w ustaleniach mailowych:
- Nazwa wprost — „zadatek” albo „zaliczka”, bez omówień typu „wpłata wstępna”.
- Kwota i termin wpłaty.
- Co dokładnie jest przedmiotem umowy — bez tego nie da się ocenić, czy ktoś się z niej nie wywiązał.
- Termin wykonania i co się dzieje przy jego przekroczeniu.
- Zasady rezygnacji — w tym, czy istnieje okres, w którym klient może się wycofać bez konsekwencji.
Przy sprzedaży do konsumentów dochodzi osobna warstwa: przepisy o prawach konsumenta ograniczają swobodę ustalania takich warunków, a zapisy mniej korzystne niż przewidują przepisy mogą być nieskuteczne. To moment na konsultację z prawnikiem — zwłaszcza jeśli przedpłaty są u Ciebie standardem, a nie wyjątkiem.
Praktyczny model dla usług
Przy dłuższych zleceniach usługowych sprawdza się podział na trzy płatności, bo rozkłada ryzyko po obu stronach:
- Pierwsza płatność przy starcie — pokrywa prace przygotowawcze i jest realnym potwierdzeniem, że klient jest zdecydowany.
- Druga po zatwierdzeniu etapu pośredniego — po projekcie, po pierwszej wersji, po zatwierdzeniu scenariusza.
- Trzecia po oddaniu całości — i tu ważne: po oddaniu, nie po „pełnym zadowoleniu”, bo to drugie jest nieweryfikowalne i prowadzi do nieskończonych poprawek.
Taki podział chroni wykonawcę przed pracą bez wynagrodzenia i klienta przed zapłatą za całość z góry. Przy większości zleceń jest łatwiejszy do zaakceptowania niż jedna duża przedpłata.
Przedpłaty i rozliczenia w sprzedaży na platformach
W sprzedaży na marketplace rozliczenia działają inaczej niż przy zleceniach — płatność przechodzi przez platformę, a dokumenty muszą się zgadzać z jej danymi. Pomagam ustawić to tak, żeby księgowość nie dopytywała o każdą transakcję.
Najczęstsze pytania
Czy proforma zobowiązuje klienta do zapłaty?
Sama proforma nie tworzy zobowiązania — jest propozycją. Zobowiązanie wynika z umowy lub zamówienia. Proforma porządkuje tylko sposób i dane płatności.
Ile powinien wynosić zadatek?
Nie ma ustawowej wysokości. W praktyce stosuje się od kilkunastu do kilkudziesięciu procent wartości zlecenia. Zbyt wysoki zadatek zwiększa opór klienta i — przy rezygnacji wykonawcy — ryzyko po Twojej stronie, bo zwrot może być dwukrotny.
Czy można zamienić zaliczkę na zadatek po wpłacie?
Tylko za zgodą obu stron i na piśmie. Jednostronna zmiana charakteru wpłaty po jej otrzymaniu nie działa — liczy się to, co ustalono przy wpłacie.
Czy muszę wystawić fakturę po otrzymaniu przedpłaty?
Przy przedpłatach w obrocie między firmami zwykle pojawia się obowiązek udokumentowania wpłaty, a terminy i rodzaj dokumentu zależą od sytuacji. To pytanie do księgowego, bo szczegóły różnią się w zależności od rodzaju transakcji.
