Jak sprawdzić kontrahenta przed współpracą

Sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy albo przed wysłaniem towaru zajmuje kilkanaście minut i jest jedną z nielicznych czynności w firmie, które po prostu się opłacają. Poniżej, co i gdzie sprawdzić — po kolei, od rzeczy najważniejszych.

1. Czy firma w ogóle istnieje

Zacznij od rejestru: jednoosobowe działalności w ewidencji przedsiębiorców, spółki w rejestrze sądowym. Sprawdzasz trzy rzeczy: czy wpis jest aktywny, czy dane zgadzają się z tym, co podano w ofercie, i czy działalność nie jest zawieszona albo wykreślona.

Przy spółkach dochodzi czwarta: kto jest uprawniony do reprezentacji. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania to realny problem przy sporze.

2. Wykaz podatników VAT — biała lista

Najważniejszy punkt przy większych płatnościach. Sprawdzasz dwie rzeczy: status podatnika i czy numer rachunku podany na fakturze figuruje w wykazie.

To drugie ma bezpośrednie konsekwencje podatkowe — przelew powyżej określonego progu na rachunek spoza wykazu niesie ryzyko po stronie płacącego. Próg i szczegóły warto potwierdzić z księgowym, bo przepisy bywają zmieniane.

3. Numer rachunku zawsze weryfikowany osobno

Zmiana numeru konta podana mailem to najczęstszy i najdroższy scenariusz oszustwa wymierzonego w firmy. Zasada bez wyjątków: potwierdzasz telefonicznie, na numer znany wcześniej, nigdy na ten z wiadomości. Rozpisałem to przy oszustwach wymierzonych w firmy.

4. Czy firma płaci

Istnieją rejestry dłużników i wywiadownie gospodarcze, w których można sprawdzić zaległości. Przy większych kontraktach to wydatek, który zwraca się przy pierwszym uniknionym problemie.

Darmowa alternatywa przy mniejszych kwotach: sprawdzenie, czy firma nie figuruje w publicznie dostępnych rejestrach niewypłacalności, i zwykłe wyszukanie nazwy razem ze słowem „opinie” albo „nie zapłacił”.

5. Sprawozdania finansowe

Przy spółkach są publicznie dostępne. Nie trzeba być księgowym — wystarczy spojrzeć, czy firma w ogóle je składa i czy wynik nie jest od lat ujemny. Brak składanych sprawozdań jest sygnałem samym w sobie.

6. Ślad w internecie

Strona, wizytówka, opinie, aktywność w social mediach. Firma, która ma tylko adres e-mail i numer telefonu na kartce, przy dużym zleceniu zasługuje na dodatkowe pytania.

Czego sprawdzenie nie zastąpi

Umowy i zaliczki. Najlepiej sprawdzony kontrahent też może nie zapłacić. Dlatego przy nowej współpracy nadal: zakres na piśmie, zaliczka, płatność etapami. Sygnały ostrzegawcze widoczne jeszcze przed umową rozpisałem przy sygnałach, że klient nie zapłaci.

Kiedy to robić

Przy każdym nowym kontrahencie powyżej kwoty, której strata by Cię zabolała. Każdy ustala ten próg sam — ale warto go ustalić świadomie, zamiast decydować za każdym razem na wyczucie.

To nie jest porada prawna ani podatkowa. Przy dużych kontraktach warto dać umowę do przejrzenia prawnikowi.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić, czy firma istnieje?

W rejestrze przedsiębiorców lub rejestrze sądowym — sprawdzając aktywność wpisu i zgodność danych z ofertą.

Po co sprawdzać numer konta w wykazie podatników?

Przelew powyżej określonego progu na rachunek spoza wykazu niesie ryzyko podatkowe po stronie płacącego.

Co zrobić, gdy kontrahent przyśle nowy numer konta?

Potwierdzić telefonicznie na numer znany wcześniej. To najczęstszy scenariusz oszustwa.

Czy sprawdzenie zastępuje umowę?

Nie. Zakres na piśmie i zaliczka są potrzebne niezależnie od wyniku weryfikacji.