Quality Power
Niezapłacona faktura — co zrobić krok po kroku
Kolejność od najłagodniejszych działań, bo większość spraw kończy się na pierwszych dwóch — plus trzy rzeczy, których nie robić.
Niezapłacona faktura to w małej firmie podwójny problem: brakuje pieniędzy i brakuje chęci, żeby się o nie upominać. Poniżej kolejność działań od najłagodniejszych — bo w większości przypadków sprawa kończy się na pierwszych dwóch krokach.
1. Przypomnienie, zanim uznasz to za problem
Zdecydowana większość opóźnień to zapomnienie, nieodnaleziona faktura albo urlop osoby, która zatwierdza płatności. Krótka, rzeczowa wiadomość w dniu terminu załatwia sprawę częściej, niż się wydaje.
Najlepiej, żeby robił to automat — wysyła na czas, nie czeka na Twój nastrój i nie brzmi emocjonalnie. Pozostałe sposoby na skrócenie czekania rozpisałem przy szybszych płatnościach od klientów.
2. Telefon
Po kilku dniach od przypomnienia. Rozmowa daje coś, czego nie da mail: dowiadujesz się, czy to zapomnienie, czy kłopoty finansowe — a to dwie zupełnie różne sytuacje.
Przy kłopotach warto rozważyć rozłożenie na raty. Część zapłacona dziś jest warta więcej niż całość obiecana na kiedyś.
3. Wezwanie do zapłaty na piśmie
Formalny krok, zwykle wystarczający do odblokowania płatności, bo pokazuje, że sprawa przestała być nieformalna. Powinno zawierać dane faktury, kwotę, termin zapłaty i informację o dalszych krokach.
Warto wysłać tak, żeby mieć potwierdzenie doręczenia — przy ewentualnym postępowaniu to ono się liczy.
4. Odsetki i rekompensata
Przy transakcjach między firmami przepisy przewidują odsetki za opóźnienie oraz zryczałtowaną rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. To nie jest kwestia dobrej woli — przysługują z mocy prawa.
W praktyce samo wspomnienie o nich w wezwaniu bywa skuteczniejsze niż ich dochodzenie. Wysokości i zasady warto potwierdzić z księgowym albo prawnikiem, bo się zmieniają.
5. Firma windykacyjna albo prawnik
Przy większych kwotach i braku reakcji. Koszt zależy od modelu — prowizja od odzyskanej kwoty albo stawka za prowadzenie sprawy. Przy małych należnościach prowizja potrafi przekroczyć sens całej operacji.
6. Postępowanie sądowe
Przy bezspornych należnościach istnieje uproszczone postępowanie, tańsze i szybsze od zwykłego procesu. Warunek: musisz mieć dokumenty — umowę albo potwierdzenie zamówienia, fakturę, dowód wykonania usługi i korespondencję.
To jest moment, w którym okazuje się, czy ustalenia były na piśmie. Przy ustaleniach wyłącznie telefonicznych sprawa bywa nie do wygrania.
Czego nie robić
Nie publikuj danych dłużnika na profilach ani w grupach. To droga do odpowiedzialności po Twojej stronie, niezależnie od tego, kto ma rację.
Nie wstrzymuj się z fakturą, żeby „nie pogarszać relacji”. Nieudokumentowana należność to należność, której formalnie nie ma.
Nie pracuj dalej dla kogoś, kto nie zapłacił za poprzednie zlecenie. To najczęstszy sposób, w jaki mała strata zamienia się w dużą.
Jak ograniczyć to na przyszłość
Zaliczka przy nowych klientach, krótszy termin płatności, automatyczne przypomnienia i — przy usługach cyfrowych — przekazanie dostępów po zapłacie, zapisane w umowie.
To nie jest porada prawna. Przy większych kwotach i przy sporze warto skonsultować sprawę z prawnikiem, zanim wyślesz cokolwiek formalnego.
Ustawię zaliczki i przypomnienia
Wdrażam linki do płatności, zaliczki i automatyczne przypomnienia — żeby większość tych spraw w ogóle nie powstawała.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć przy niezapłaconej fakturze?
Od zwykłego przypomnienia w dniu terminu. Większość opóźnień to zapomnienie, nie zła wola.
Czy przysługują odsetki przy transakcjach między firmami?
Tak, z mocy prawa, razem z rekompensatą za koszty odzyskiwania należności. Szczegóły warto potwierdzić z księgowym.
Czy można opublikować dane dłużnika?
Nie. To droga do odpowiedzialności po Twojej stronie, niezależnie od racji.
Co decyduje o powodzeniu w sądzie?
Dokumenty: umowa lub potwierdzenie zamówienia, faktura, dowód wykonania i korespondencja.
