Quality Power
Ranking sygnałów, że projekt rozjedzie się z terminem
Opóźnienie prawie nigdy nie zaczyna się na końcu. Dziesięć sygnałów uszeregowanych po tym, jak wcześnie je widać.
Projekt nie rozjeżdża się w ostatnim tygodniu — rozjeżdża się w pierwszym, tylko nikt tego wtedy nie nazywa. Opóźnienie na oddaniu jest już skutkiem, a nie przyczyną. Ten ranking układa sygnały według tego, jak wcześnie da się je zauważyć, bo im wcześniej, tym taniej je naprawić.
1Zakres nie został zapisany
sygnał widoczny w dniu zero
Jeśli po rozmowie wstępnej nie istnieje dokument mówiący, co dokładnie powstanie i czego nie będzie, projekt rozjedzie się niezależnie od wszystkiego innego. Nie z czyjejś winy — po prostu obie strony pracują na innym wyobrażeniu. Lista rzeczy wyłączonych jest tu ważniejsza od listy zadań, co opisuję w tekście o rozpisywaniu kosztorysu.
2Materiały od klienta nie przyszły w pierwszym tygodniu
Teksty, zdjęcia, dane, dostępy, decyzje. Jeśli nie ma ich na starcie, nie będzie ich w połowie — a to jest najczęstsza realna przyczyna opóźnień w projektach usługowych. Termin liczony od podpisania zamiast od dostarczenia materiałów przenosi cudze opóźnienie na Ciebie.
3Nie wiadomo, kto po stronie klienta zatwierdza
Trzy osoby komentują, żadna nie decyduje. Albo decyduje ktoś, kto pojawia się dopiero przy odbiorze i podważa wszystko. Jedno imię ustalone na początku oszczędza tygodnie — i jest to pytanie, które trzeba zadać wprost, bo samo się nie wyjaśni.
4Pierwszy etap zamknął się z poślizgiem
Opóźnienie na pierwszym kamieniu milowym prawie nigdy się nie nadrabia — kumuluje się. Jeśli etap przewidziany na tydzień zajął dziesięć dni, pozostałe etapy też będą dłuższe, bo przyczyna jest w oszacowaniu, a nie w jednorazowej wpadce.
5Poprawki wychodzą poza ustalony zakres, a nikt tego nie nazywa
„Jeszcze tylko jedna zmianka” dziesięć razy to nowy projekt w cenie starego. Moment, w którym trzeba powiedzieć, że dana prośba jest poza zakresem, przypada przy pierwszej takiej prośbie, nie przy dziesiątej — później jest już niezręcznie, bo dziewięć poprzednich zrobiłeś bez słowa.
6Komunikacja przeniosła się do wielu kanałów
Część ustaleń w mailu, część w komunikatorze, część przez telefon. Przy rozjeżdżającym się projekcie nikt nie potrafi wskazać, co właściwie ustalono — a to zawsze kończy się ustaleniem na nowo.
7Brak krótkiego raportu statusu
Trzy zdania raz w tygodniu: co zrobione, co utknęło, co dalej. Brak tego nie powoduje opóźnienia, ale powoduje, że opóźnienie wychodzi dopiero wtedy, gdy nie da się go już nadrobić.
8Równoległe zlecenia o tym samym terminie
Trzy projekty z oddaniem w tym samym tygodniu to nie trzy projekty, a jedno duże ryzyko. Sygnał widoczny w kalendarzu, zanim cokolwiek się stanie — i jedyny, który da się rozwiązać przez rozmowę o terminie na starcie.
9Projekt czeka na jedną osobę
Jeden podwykonawca, jedna osoba znająca system, jeden człowiek z dostępem. Jego choroba albo urlop zatrzymuje całość. To ten sam mechanizm, który opisuję w tekście o planie awaryjnym firmy.
10Termin ustalony bez zapasu
Ostatnie miejsce, bo jest skutkiem pozostałych dziewięciu, a nie przyczyną. Ale wart nazwania: harmonogram bez żadnego luzu przy pierwszym drobnym problemie przestaje działać, a drobne problemy są regułą, nie wyjątkiem.
Co zrobić, gdy sygnał już się pojawił
| Krok | Treść |
|---|---|
| 1 | Powiedz o tym w tym samym tygodniu, nie na koniec — opóźnienie zgłoszone wcześnie jest informacją, zgłoszone późno jest problemem |
| 2 | Podaj nowy termin, a nie przepraszaj za stary |
| 3 | Nazwij przyczynę: brak materiałów, zmiana zakresu, czy złe oszacowanie z Twojej strony |
| 4 | Jeśli przyczyna jest po stronie klienta, zapisz to w wiadomości — spokojnie i bez zarzutu |
| 5 | Zaproponuj, co można oddać w pierwotnym terminie w węższym zakresie |
Punkt piąty ratuje najwięcej relacji. Klient znacznie łatwiej przyjmuje węższy zakres w terminie niż pełny zakres z poślizgiem — bo termin zwykle wynika z czegoś, czego nie kontroluje.
Status projektu widoczny bez pytania o niego
Przy wdrożeniach ustawiam obieg zadań i statusów tak, żeby opóźnienie było widoczne w tygodniu, w którym powstaje, a nie w dniu oddania. Większość sygnałów z tego rankingu da się wyłapać automatycznie.
Najczęstsze pytania
Kiedy informować klienta o opóźnieniu?
W tygodniu, w którym pojawił się sygnał, a nie gdy termin już minął. Opóźnienie zgłoszone wcześnie jest informacją do rozplanowania, zgłoszone po terminie jest problemem i podważa zaufanie.
Jak liczyć termin, żeby nie brać na siebie cudzych opóźnień?
Od dostarczenia materiałów i zatwierdzenia zakresu, nie od podpisania umowy. Te trzy daty bywają odległe o tygodnie i to jest najczęstsze źródło sporów o terminowość.
Ile zapasu zostawiać w harmonogramie?
Tyle, żeby jedno typowe zdarzenie — choroba, brak materiałów, dodatkowa runda poprawek — nie przesuwało oddania. Harmonogram bez żadnego luzu przestaje działać przy pierwszym drobnym problemie.
Co jeśli klient ciągle dokłada poprawki?
Nazwać to przy pierwszej prośbie poza zakresem, nie przy dziesiątej. Po dziewięciu wykonanych bez słowa odmowa wygląda na kaprys, a nie na egzekwowanie ustaleń.
