Quality Power
Ranking rzeczy, które opóźniają wdrożenie — po stronie klienta
Większość opóźnień przy projektach nie wynika z pracy wykonawcy. Dziesięć przyczyn uszeregowanych po tym, ile dni realnie kosztują.
Przy projektach usługowych większość opóźnień powstaje w miejscach, w których wykonawca czeka. To nie jest zarzut wobec klientów — to konsekwencja tego, że projekt jest dla nich jednym z dwudziestu zadań, a dla wykonawcy całym zleceniem.
1Brak materiałów od klienta
największe źródło opóźnień w każdym projekcie
Teksty, zdjęcia, dane, logo, dostępy. Bez nich praca staje w miejscu, a termin biegnie. Lek: lista materiałów z terminem przy podpisaniu i liczenie terminu realizacji od ich dostarczenia, nie od umowy.
2Brak jednej osoby zatwierdzającej
Trzy osoby komentują, żadna nie decyduje. Albo decydent pojawia się dopiero przy odbiorze i podważa wszystko. Jedno imię ustalone na starcie oszczędza tygodnie.
3Uwagi przychodzące pojedynczo, przez tygodnie
Każda zmiana to osobne wejście w pracę. Zebranie uwag w jedną listę skraca etap o połowę — mechanizm rozpisałem w tekście o rozmowie o poprawkach.
4Zmiana zakresu w trakcie
Nowy pomysł w połowie projektu cofa część pracy. Nie chodzi o to, by go odrzucać — chodzi o to, by nazwać go nowym zadaniem z własnym terminem.
5Czekanie na decyzję, która nie ma terminu
„Odezwiemy się” bez daty oznacza, że projekt stoi bezterminowo. Każdy punkt decyzyjny powinien mieć termin po stronie klienta.
6Dostępy przychodzące z opóźnieniem
Hosting, domena, panele, konta. To zwykle kwestia jednego maila, który nikt nie wysłał — i tydzień przestoju.
7Urlopy i nieobecności niezaplanowane w harmonogramie
Po obu stronach. Harmonogram bez uwzględnienia nieobecności osoby zatwierdzającej jest harmonogramem życzeniowym.
8Zbyt wczesne pokazanie niedokończonej wersji
Generuje uwagi do rzeczy, które i tak miały się zmienić, i uruchamia dodatkową rundę poprawek.
9Brak zapisanych ustaleń
Przy sporze o to, co ustalono, traci się dni na odtwarzanie rozmów. Jedno miejsce na ustalenia rozwiązuje to na starcie.
10Zbyt optymistyczny harmonogram od początku
Ostatnie miejsce, bo jest przyczyną systemową, nie zdarzeniem. Plan bez żadnego zapasu przestaje działać przy pierwszym drobnym problemie, a drobne problemy są regułą.
| Co ustalić na starcie | Po co |
|---|---|
| Lista materiałów z terminem | Największe źródło opóźnień |
| Jedna osoba zatwierdzająca | Drugie największe |
| Terminy decyzji po stronie klienta | Projekt nie stoi bezterminowo |
| Zbieranie uwag w rundy | Skraca etap o połowę |
| Zapas w harmonogramie | Pierwszy problem nie przesuwa oddania |
Opóźnienie widoczne w tygodniu, w którym powstaje
Przy wdrożeniach ustawiam obieg zadań i statusów tak, żeby czekanie na materiały albo na decyzję było widoczne od razu, a nie w dniu oddania. Większość pozycji z tego rankingu da się wtedy wyłapać automatycznie.
Najczęstsze pytania
Kto najczęściej odpowiada za opóźnienia w projektach?
Najczęściej jest to czekanie na materiały i decyzje po stronie klienta. To nie zarzut — projekt jest dla niego jednym z wielu zadań, a dla wykonawcy całym zleceniem.
Od czego liczyć termin realizacji?
Od dostarczenia materiałów i zatwierdzenia zakresu, nie od podpisania umowy. Inaczej cudze opóźnienie staje się Twoim.
Jak ograniczyć liczbę rund poprawek?
Zbierając uwagi w jedną listę na etap i ustalając jedną osobę zatwierdzającą. Uwagi przychodzące pojedynczo przez tygodnie wydłużają pracę najbardziej.
Ile zapasu zostawić w harmonogramie?
Tyle, żeby jedno typowe zdarzenie — brak materiałów, choroba, dodatkowa runda uwag — nie przesuwało terminu oddania.
