Ranking powodów, dla których firmowa poczta trafia do spamu

Mail, który trafił do spamu, jest gorszy od maila, który się nie wysłał — bo nie dostajesz żadnej informacji, że nie dotarł. Potwierdzenia zamówień, oferty, faktury i odpowiedzi na zapytania po prostu przepadają. Ranking jest ułożony według tego, jak często dana przyczyna naprawdę o tym decyduje, a nie według tego, jak technicznie brzmi.

Pierwsze trzy pozycje to konfiguracja domeny — robi się ją raz i jest odpowiedzialna za większość problemów z dostarczalnością.

1Brak poprawnej konfiguracji uwierzytelniania domeny

pozycja pierwsza i w zasięgu jednego ustawienia

Trzy wpisy w konfiguracji domeny — SPF, DKIM i DMARC — mówią serwerom odbiorców, że Twoja poczta jest wysyłana przez uprawnione serwery. Bez nich wiadomość wygląda jak potencjalnie podrobiona, nawet gdy treść jest nienaganna. To ustawienie wykonuje się raz, u dostawcy domeny albo hostingu, i naprawia najwięcej.

2Wysyłka z darmowej domeny albo z adresu niezgodnego z nadawcą

Mail firmowy wysyłany z adresu w darmowej poczcie, albo narzędzie wysyłające „w imieniu” Twojej firmy bez zgodnej konfiguracji. Niezgodność między adresem widocznym a serwerem wysyłającym jest jednym z najmocniejszych sygnałów klasyfikacji jako niechcianej poczty.

3Reputacja adresu IP i domeny

Wspólny serwer, z którego ktoś inny wysyła masową pocztę, obciąża też Ciebie. Nowa domena bez historii wysyłki także startuje z ograniczonym zaufaniem. Dlatego przy przeprowadzce na nową domenę warto zwiększać wysyłkę stopniowo, a nie od pierwszego dnia rozsyłać do całej listy.

4Wysyłka do adresów, które nie istnieją

Stara lista z literówkami i nieistniejącymi adresami generuje odbicia, a wysoki odsetek odbić jest sygnałem, że nadawca nie dba o jakość listy. Czyszczenie listy nie jest kosmetyką — jest warunkiem dostarczalności do pozostałych adresów.

5Brak możliwości łatwej rezygnacji

Wiadomość marketingowa bez wyraźnego odnośnika do rezygnacji powoduje, że odbiorcy oznaczają ją jako niechcianą — a to najmocniejszy negatywny sygnał, jaki istnieje. Dodatkowo brak możliwości rezygnacji to problem formalny przy wysyłce marketingowej, nie tylko techniczny; szczegóły warto potwierdzić z prawnikiem.

6Wiadomość w całości jako obrazek

Mail zbudowany z jednej grafiki, bez tekstu, jest klasycznym wzorcem niechcianej poczty — i dodatkowo nieczytelny dla osób, u których obrazki się nie wczytują. Potrzebna jest treść tekstowa, nie tylko grafika.

7Skracacze odnośników i przekierowania

Odnośniki przez usługi skracające, przez cudze domeny albo przez łańcuch przekierowań obniżają zaufanie do wiadomości. W poczcie firmowej odnośniki powinny prowadzić wprost do Twojej domeny.

8Nagły skok liczby wysyłanych wiadomości

Firma, która wysyłała dwadzieścia maili dziennie, i nagle wysyła pięć tysięcy, wygląda jak przejęte konto. Przy pierwszej dużej wysyłce warto rozłożyć ją na kilka dni — ten jeden ruch potrafi uratować całą kampanię.

9Treść i temat w stylu masowej wysyłki

Wielkie litery w temacie, ciągi wykrzykników, obietnice zarobku, same hasła o promocji i darmowych rzeczach. Ta pozycja jest nisko, bo filtry oceniają dziś głównie reputację nadawcy i reakcje odbiorców, a nie listę słów — ale przy słabej reputacji treść potrafi dołożyć.

10Wysyłka masowa ze zwykłej skrzynki firmowej

Trzysta adresów w jednej wiadomości z panelu poczty nie jest kampanią, a najszybszym sposobem na obciążenie reputacji domeny, z której wysyłasz też oferty i faktury. Wysyłka do listy powinna iść przez narzędzie do tego przeznaczone, z osobną subdomeną wysyłkową.

Jak sprawdzić, czy problem Cię dotyczy

Pierwsze dwa wiersze to kwadrans pracy i wystarczają do postawienia diagnozy u większości firm. Jeśli SPF i DKIM są poprawne, a maile testowe dochodzą do trzech różnych usług, problem leży w liście albo w treści, nie w konfiguracji.

Dwie rzeczy, których nie da się obejść

• Wysyłka marketingowa wymaga podstawy prawnej i zgody, a nie tylko dobrej konfiguracji. Lepsza dostarczalność przy wysyłce bez podstawy oznacza tylko, że problem dotrze do większej liczby odbiorców. Podstawę i treść klauzul ustala się z prawnikiem.
• Poczta transakcyjna i marketingowa powinny iść osobno — z osobnych subdomen albo przez osobne narzędzia. Dzięki temu problem z kampanią nie zabiera dostarczalności potwierdzeniom zamówień i fakturom, które muszą dojść zawsze.

Przy budowaniu listy adresowej warto od początku zrobić to porządnie — co dać w zamian za adres i jak ułożyć pierwsze wiadomości, opisuję w tekście o lead magnetach.

Najczęstsze pytania

Co to SPF, DKIM i DMARC?

Trzy wpisy w konfiguracji domeny, które potwierdzają, że Twoja poczta jest wysyłana przez uprawnione serwery i nie została podrobiona. Ustawia się je raz, u dostawcy domeny lub hostingu, i odpowiadają za większość problemów z dostarczalnością.

Dlaczego maile z formularza na stronie nie dochodzą?

Najczęściej dlatego, że wysyła je serwer strony bez poprawnego uwierzytelnienia domeny. Pewniejsze jest wysyłanie przez skonfigurowane konto pocztowe lub usługę do poczty transakcyjnej.

Czy warto wysyłać newsletter z firmowej skrzynki?

Nie. Wysyłka masowa ze zwykłej skrzynki obciąża reputację domeny, z której idą też oferty i faktury. Do listy adresowej służy osobne narzędzie, najlepiej z osobną subdomeną wysyłkową.

Jak sprawdzić, czy moje maile trafiają do spamu?

Najprościej wysłać wiadomość testową na konta w trzech różnych usługach pocztowych i sprawdzić folder niechcianej poczty. Potem otworzyć pełne nagłówki odebranej wiadomości i sprawdzić wyniki uwierzytelnienia.