Licencje na oprogramowanie w firmie — czego nie wolno robić, nawet jeśli nikt nie sprawdza

Najczęstsze naruszenia licencyjne w małych firmach nie wynikają ze złej woli, a z założenia, że „kupione znaczy wolno wszystko”. Program z licencją na użytek niekomercyjny używany do pracy, czcionka pobrana z internetu i wstawiona do logo klienta, szablon graficzny użyty w kampanii płatnej — każdy z tych przypadków jest problemem, który ujawnia się dopiero wtedy, gdy coś zaczyna być widoczne.

Zaznaczam od początku: to tekst o tym, na co uważać i o co zapytać. Ocena konkretnej licencji wymaga przeczytania jej warunków, a przy wątpliwościach — rozmowy z prawnikiem.

Pięć najczęstszych pułapek

Trzeci i czwarty wiersz są najczęstszym źródłem problemów przy materiałach promocyjnych — bo granica między publikacją własną i reklamą płatną jest w licencjach rozróżniana znacznie częściej, niż się zakłada. Przy nagraniach rozpisałem to w tekście o zgodach i wizerunku przy nagraniach.

Czego nie robić

• Nie zakładaj, że brak wzmianki o zakazie oznacza zgodę. Przy utworach zasada jest odwrotna: wolno to, na co licencja wyraźnie pozwala.
• Nie używaj materiałów „znalezionych w internecie”. Brak podanego autora nie oznacza braku autora — oznacza brak informacji.
• Nie przekazuj klientowi materiałów, do których nie masz prawa dalszej licencji. Przy pracy dla klientów to Twoja odpowiedzialność, nie jego.
• Nie kupuj kluczy licencyjnych z niepewnych źródeł. Tanie klucze z ogłoszeń bywają nielegalne albo unieważniane, a problem wychodzi przy aktualizacji.

Co zrobić, żeby mieć to uporządkowane

1. Spisz, czego używasz. Programy, czcionki, szablony, muzyka, zdjęcia, wtyczki. Jedna kolumna na nazwę, druga na rodzaj licencji, trzecia na datę wygaśnięcia.
2. Zachowaj potwierdzenia. Faktura, numer licencji, plik z warunkami. Przy zgłoszeniu naruszenia to jedyna rzecz, która Cię chroni — i musi dać się odnaleźć po dwóch latach.
3. Sprawdź zakres przy materiałach promocyjnych. Przed każdą kampanią płatną warto upewnić się, że licencja na użyte elementy ją obejmuje.
4. Ustal to z podwykonawcami. Jeśli grafik albo montażysta używa swoich zasobów, zakres licencji musi obejmować Twoje użycie i przekazanie klientowi.
5. Sprawdzaj przy odnowieniach. Warunki licencji bywają zmieniane między wersjami, a zmiana warunków nie zawsze jest komunikowana wprost.

Jeden przypadek, który dotyczy prawie każdej firmy

Narzędzia do pracy z treścią i obrazem. Przy wielu z nich plan darmowy albo tańszy jest przeznaczony do użytku niekomercyjnego, a plan z prawem do użycia komercyjnego jest wyżej. Firma pracująca na planie darmowym i publikująca efekty w materiałach ofertowych znajduje się poza zakresem licencji — i dowiaduje się o tym zwykle przypadkiem.

To samo dotyczy narzędzi generujących treści: warunki dotyczące praw do efektów i dopuszczalnego użycia komercyjnego różnią się między dostawcami i bywają zmieniane. Przy wykorzystaniu takich materiałów w pracy dla klientów warto znać aktualne warunki i mieć je zapisane.

Najczęstsze pytania

Czy darmowy program można używać w firmie?

Tylko jeśli licencja na to pozwala. Wiele licencji wyraźnie wyklucza użycie komercyjne, także przy działalności jednoosobowej — i trzeba to sprawdzić w warunkach, a nie założyć.

Czy czcionka pobrana z internetu jest darmowa?

Czcionki są utworami i mają własne licencje. Darmowa do użytku osobistego zwykle nie oznacza darmowej do logo, opakowań i reklamy — a to właśnie tam pojawiają się roszczenia.

Co zrobić, gdy nie mam pewności co do licencji?

Nie używać danego materiału w kampanii płatnej ani w pracy dla klienta, dopóki nie sprawdzisz warunków. Przy wątpliwościach to pytanie do prawnika, bo konsekwencje ponosi firma, nie dostawca.

Czy odpowiadam za materiały od podwykonawcy?

Wobec klienta zwykle tak, dlatego zakres licencji do tego, co dostarcza podwykonawca, warto ustalić w umowie — razem z prawem do przekazania efektu dalej.