Quality Power
Jak opisać własny proces, żeby dało się go zautomatyzować
Czego nie wytłumaczysz człowiekowi, nie wytłumaczysz maszynie. Jak wyciągnąć z głowy to, co robisz odruchowo.
Największa przeszkoda przy automatyzacji nie jest techniczna — polega na tym, że proces wykonywany od lat składa się z decyzji podejmowanych bez zastanowienia. Wypisujesz kroki, pomijasz te decyzje, bo nie masz ich w świadomości, a potem narzędzie wykonuje wszystko poprawnie i wynik jest bezużyteczny.
Metoda, która wyciąga to z głowy
Nie opisuj procesu z pamięci. Wykonaj go raz, nagrywając ekran i mówiąc na głos, co robisz i dlaczego. Komentarz w trakcie pracy ujawnia decyzje, których w opisie z pamięci nigdy by nie było: „tutaj sprawdzam, czy klient jest firmą, bo wtedy inaczej liczę”, „to pomijam, jeśli zamówienie jest poniżej pewnej kwoty”.
To ta sama technika, którą stosuje się przy przekazywaniu obowiązków człowiekowi — opisuję ją w tekście o przekazaniu obowiązków w firmie i w tekście o nagrywaniu ekranu.
Co musi znaleźć się w opisie
| Element | Przykład |
|---|---|
| Wejście | Co dokładnie dostajesz na początku |
| Wynik | Jak wygląda dobry rezultat, konkretnie |
| Decyzje | Co sprawia, że postępujesz inaczej |
| Wyjątki | Sytuacje, w których robisz coś zupełnie innego |
| Źródła | Skąd bierzesz dane i czy są pewne |
| Granica | Kiedy zadanie wraca do człowieka |
Trzeci i czwarty wiersz to miejsce, w którym kryje się cała wartość. Proces bez opisanych wyjątków działa dla typowych przypadków i rozsypuje się przy nietypowych — a to właśnie nietypowe przypadki zabierają najwięcej czasu i to je chciałeś odciążyć.
Dwa pytania, które ujawniają braki
„Co robisz, gdy czegoś brakuje?” — gdy w zamówieniu nie ma numeru NIP, gdy klient nie podał terminu, gdy zdjęcie jest złej jakości. Odpowiedzi na te pytania to połowa opisu, a w pierwszej wersji nie ma ich prawie nigdy.
„Po czym poznajesz, że wyszło źle?” — to definiuje kryterium jakości, bez którego nie da się ocenić wyniku ani ustawić sprawdzania. Jeśli odpowiedź brzmi „po prostu widzę”, trzeba drążyć dalej: co dokładnie widzisz.
Jak długi powinien być taki opis
Jedna strona na proces. Dłuższy opis przestaje być aktualizowany, a nieaktualny opis jest gorszy niż żaden, bo prowadzi do wyników zgodnych z nieobowiązującymi zasadami. Jeśli proces nie mieści się na stronie, prawdopodobnie są to dwa procesy i warto je rozdzielić — także dlatego, że osobno łatwiej je wdrożyć.
Ten sam opis przydaje się do trzech rzeczy naraz: automatyzacji, przekazania człowiekowi i odtworzenia pracy po awarii narzędzia.
Test wiedzy — sprawdź się
Odpowiedz w myślach, potem rozwiń odpowiedź. Na końcu policz trafienia.
1. Dlaczego opis procesu z pamięci bywa bezużyteczny?
- Bo jest zbyt długi
- Bo pomija decyzje podejmowane odruchowo
- Bo brakuje w nim terminów
Sprawdź odpowiedź
Bo pomija decyzje podejmowane odruchowo
Narzędzie wykonuje wszystko poprawnie, a wynik i tak jest bezużyteczny.
2. Jaka metoda ujawnia ukryte decyzje?
- Spisanie kroków wieczorem
- Wykonanie procesu z nagraniem ekranu i komentarzem na głos
- Rozmowa z zespołem
Sprawdź odpowiedź
Wykonanie procesu z nagraniem ekranu i komentarzem na głos
Komentarz w trakcie pracy wyciąga to, czego nie ma w opisie z pamięci.
3. Który element opisu jest najczęściej pomijany?
- Wejście
- Wyjątki i sytuacje nietypowe
- Wynik
Sprawdź odpowiedź
Wyjątki i sytuacje nietypowe
A to one zabierają najwięcej czasu i to je chciałeś odciążyć.
4. Jakie pytanie ujawnia połowę braków?
- Ile to trwa
- Co robisz, gdy czegoś brakuje
- Kto to wykonuje
Sprawdź odpowiedź
Co robisz, gdy czegoś brakuje
Brak numeru, brak terminu, złe zdjęcie — odpowiedzi na to rzadko są w pierwszej wersji.
5. Jak długi powinien być opis procesu?
- Tak szczegółowy, jak to możliwe
- Jedna strona
- Przynajmniej kilka stron
Sprawdź odpowiedź
Jedna strona
Dłuższy przestaje być aktualizowany, a nieaktualny opis jest gorszy niż żaden.
Twój wynik
- 5 na 5 — Zostaje nagrać jedno wykonanie procesu z komentarzem.
- 3–4 — Dobrze; najczęściej pomijane są wyjątki i braki w danych.
- 0–2 — Zacznij od jednego: wykonaj proces raz, mówiąc na głos, co i dlaczego robisz.
Opis procesu to połowa wdrożenia
Zaczynam od przejścia procesu razem z osobą, która go wykonuje — z nagraniem i komentarzem. Z tego powstaje opis, który służy potem i do automatyzacji, i do przekazania pracy komuś innemu.
Najczęstsze pytania
Jak opisać proces na potrzeby automatyzacji?
Wykonując go raz z nagraniem ekranu i komentarzem na głos — to ujawnia decyzje podejmowane odruchowo, których nie ma w opisie z pamięci.
Co musi zawierać opis?
Wejście, opis dobrego wyniku, decyzje zmieniające postępowanie, wyjątki, źródła danych i granicę, przy której zadanie wraca do człowieka.
Które pytania ujawniają braki w opisie?
„Co robisz, gdy czegoś brakuje?” oraz „po czym poznajesz, że wyszło źle?”.
Jak długi powinien być opis?
Jedna strona na proces. Dłuższy przestaje być aktualizowany, a jeśli się nie mieści, to prawdopodobnie dwa procesy.
