Quality Power
Jak nagrywać ekran — do instrukcji i do materiałów dla klientów
Nagranie ekranu zastępuje instrukcję i rozmowę. Jak je zrobić, żeby było użyteczne, a nie dwudziestominutowe.
Nagranie ekranu jest najszybszym sposobem przekazania wiedzy, jaki ma mała firma. Powstaje w czasie pracy, którą i tak wykonujesz, pokazuje kolejność klikania i nie wymaga pisania. Warunek: musi być krótkie i uporządkowane, bo dwudziestominutowy materiał bez struktury nie zostanie odtworzony.
Do czego się nadaje
| Zastosowanie | Typowa długość |
|---|---|
| Instrukcja czynności dla osoby przejmującej zadanie | 3–6 minut |
| Odpowiedź na pytanie klienta „jak to zrobić” | 1–2 minuty |
| Przekazanie uwag do projektu | 2–4 minuty |
| Pokazanie błędu, który trudno opisać | pół minuty |
| Materiał szkoleniowy dla zespołu | 5–10 minut, podzielony |
Czwarta pozycja jest najbardziej niedoceniana. Opisanie błędu w mailu zajmuje więcej czasu niż nagranie go, a i tak zwykle wymaga dopytania.
Przygotowanie, które zajmuje dwie minuty
- Zamknij, co nie ma być widoczne — skrzynka, komunikator, zakładki z nazwami innych klientów. To najczęstszy problem z nagraniami ekranu: przypadkowe pokazanie czyichś danych.
- Wyłącz powiadomienia. Jedno wyskakujące okno zmusza do nagrywania od nowa.
- Przygotuj punkt startu — konkretna strona, otwarty właściwy plik. Nagranie zaczynające się od szukania zakładki traci pierwsze trzydzieści sekund.
- Powiększ widok. Materiał będzie odtwarzany na mniejszym ekranie niż Twój; drobny tekst staje się nieczytelny.
Jak mówić
Trzy zasady: powiedz na początku, czego dotyczy nagranie (jedno zdanie), mów, dlaczego robisz coś, nie tylko co klikasz, i nie poprawiaj się w trakcie — pomyłka z komentarzem „tu akurat się pomyliłem, bo…” bywa najbardziej użyteczną częścią materiału.
O dźwięku decyduje to samo co w każdym nagraniu: mikrofon blisko, bez echa. Szczegóły w tekście o poprawianiu dźwięku w nagraniu.
Czego nie nagrywać
Jedna zasada bez wyjątków: nie nagrywaj ekranu z widocznymi hasłami, danymi innych klientów ani panelami, w których są dane osobowe. Nagranie bywa przekazywane dalej i nie wiesz, gdzie skończy. Jeśli instrukcja wymaga pokazania logowania, nagraj od momentu po zalogowaniu.
Jak nadawać dostępy, żeby nie przekazywać haseł w ogóle, opisuję w tekście o zarządzaniu hasłami w firmie.
Co z gotowym nagraniem
Instrukcje warto trzymać w jednym miejscu, nie rozsyłać pojedynczo — ta sama instrukcja będzie potrzebna przy następnej osobie. Przy przekazywaniu obowiązków to właśnie zbiór takich nagrań zastępuje dokumentację, o czym piszę w tekście o przekazaniu obowiązków w firmie.
Test wiedzy — sprawdź się
Odpowiedz w myślach, potem rozwiń odpowiedź. Na końcu policz trafienia.
1. Do czego nagranie ekranu nadaje się najlepiej?
- Do prezentacji oferty
- Do pokazania czynności i kolejności klikania
- Do materiałów reklamowych
Sprawdź odpowiedź
Do pokazania czynności i kolejności klikania
Powstaje przy okazji pracy i pokazuje to, co instrukcja pisana pomija.
2. Co zrobić przed rozpoczęciem nagrania?
- Przygotować scenariusz
- Zamknąć okna z danymi i wyłączyć powiadomienia
- Włączyć muzykę w tle
Sprawdź odpowiedź
Zamknąć okna z danymi i wyłączyć powiadomienia
Przypadkowe pokazanie cudzych danych to najczęstszy problem nagrań ekranu.
3. Czego nie wolno nagrywać?
- Własnego pulpitu
- Haseł i danych innych klientów
- Przeglądarki
Sprawdź odpowiedź
Haseł i danych innych klientów
Nagranie bywa przekazywane dalej i nie wiesz, gdzie skończy.
4. Pomyliłeś się w trakcie nagrania. Co zrobić?
- Nagrać od nowa
- Skomentować pomyłkę i jej przyczynę
- Wyciąć ten fragment
Sprawdź odpowiedź
Skomentować pomyłkę i jej przyczynę
To często najbardziej użyteczna część materiału — pokazuje, gdzie łatwo się pomylić.
5. Dlaczego powiększyć widok przed nagraniem?
- Żeby szybciej klikać
- Bo materiał będzie odtwarzany na mniejszym ekranie
- Żeby zmniejszyć rozmiar pliku
Sprawdź odpowiedź
Bo materiał będzie odtwarzany na mniejszym ekranie
Drobny tekst czytelny u Ciebie staje się nieczytelny u odbiorcy.
Twój wynik
- 5 na 5 — Możesz nagrywać — zostaje wybrać pierwszą czynność do utrwalenia.
- 3–4 — Dobrze; najczęściej pomijane jest przygotowanie punktu startu.
- 0–2 — Zapamiętaj dwie rzeczy: zamknij okna z danymi i zacznij od gotowego ekranu.
Nagrania ekranu jako materiał szkoleniowy
Przy szkoleniach zespołu nagrania ekranu z realnych zadań działają lepiej niż prezentacje. Pracownik wraca do nich tydzień później, gdy faktycznie wykonuje czynność.
Najczęstsze pytania
Jak długie powinno być nagranie ekranu?
Zależnie od celu: odpowiedź na pytanie minutę, instrukcja czynności trzy do sześciu minut, materiał szkoleniowy do dziesięciu, podzielony na części.
Co przygotować przed nagraniem ekranu?
Zamknąć okna z danymi, wyłączyć powiadomienia, otworzyć właściwy punkt startu i powiększyć widok.
Czego nie pokazywać w nagraniu ekranu?
Haseł, danych innych klientów i paneli z danymi osobowymi. Instrukcję zaczyna się od momentu po zalogowaniu.
Czy nagrywać od nowa po pomyłce?
Nie trzeba. Skomentowana pomyłka jest często najbardziej użyteczną częścią instrukcji.
