Własny magazyn czy oddanie logistyki — jak to policzyć

Moment, w którym pakowanie przestaje być drobnostką, a zaczyna być wąskim gardłem, przychodzi nagle. Zwykle w sezonie. Wtedy pojawia się pytanie, czy zatrudnić kogoś do magazynu, czy oddać logistykę na zewnątrz — i to jest decyzja, która zmienia strukturę kosztów na lata.

Własny magazyn

Za: pełna kontrola nad jakością pakowania, możliwość dołożenia ulotki czy podziękowania, natychmiastowa reakcja na nietypowe zamówienie, brak marży pośrednika przy każdej paczce.

Przeciw: koszty stałe — powierzchnia, ludzie, regały, sprzęt — które idą tak samo w martwym miesiącu. Do tego Twój czas: w małej firmie właściciel pakuje, zamiast sprzedawać. Skalowanie w sezonie oznacza szukanie rąk do pracy na dwa miesiące.

Oddanie logistyki na zewnątrz

Za: koszt zmienny zamiast stałego — płacisz za składowanie i za obsłużone zamówienia. Skalowanie w sezonie jest problemem operatora, nie Twoim. Odzyskujesz czas na sprzedaż.

Przeciw: tracisz kontrolę nad tym, co widzi klient przy otwarciu paczki. Nietypowe zamówienia i zestawy bywają trudne albo drogie. Przy niskiej marży opłata za obsługę zamówienia potrafi zjeść jej znaczną część.

Rachunek, który rozstrzyga

Policz koszt obsługi jednego zamówienia u siebie: czas pakowania przeliczony na stawkę, opakowanie, udział kosztu powierzchni, przyjęcie towaru. Zestaw to ze stawką operatora za to samo zamówienie.

Zwykle wychodzi, że własny magazyn jest tańszy przy małej liczbie zamówień, a operator wygrywa po przekroczeniu pewnego progu — bo Twoje koszty stałe nie maleją, a jego stawka jednostkowa spada wraz z wolumenem. Drugą liczbą jest wartość Twojego czasu, i to ona zwykle przechyla decyzję wcześniej, niż sugeruje sam rachunek.

Na co patrzeć przy wyborze operatora

1. Pełna tabela opłat — przyjęcie towaru, składowanie, kompletacja, opakowanie, zwroty. Zwroty bywają najdroższą pozycją i najczęściej pomijaną w rozmowie.
2. Integracja ze sklepem i kanałami sprzedaży, w obie strony: zamówienia do operatora, stany z powrotem.
3. Do której godziny przyjmuje zamówienia do wysyłki tego samego dnia.
4. Jak obsługuje zwroty — czy sprawdza stan i wprowadza towar z powrotem na stan.
5. Co się dzieje przy błędzie i kto pokrywa koszt pomyłki.
6. Jak wygląda wyjście — ile trwa i ile kosztuje odebranie własnego towaru.

Wariant pośredni, o którym się zapomina

Nie wszystko albo nic. Można oddać na zewnątrz produkty najczęściej rotujące, a u siebie zostawić nietypowe, zestawy i to, co wymaga ręcznej obsługi. Podobnie działa oddanie logistyki wyłącznie na sezon. To zwykle najbezpieczniejszy sposób sprawdzenia, czy współpraca ma sens.

Czego nie oddawać nigdy

Kontaktu z klientem. Operator pakuje, Ty odpowiadasz. Reklamacja przekierowana do magazynu wraca jako zła opinia o Twoim sklepie, bo to Twoja nazwa jest na paczce.

Najczęstsze pytania

Kiedy oddać logistykę na zewnątrz?

Gdy koszt obsługi jednego zamówienia u siebie przekracza stawkę operatora albo gdy pakowanie zjada czas potrzebny na sprzedaż.

Co najczęściej pomija się w wycenie operatora?

Opłaty za obsługę zwrotów i za przyjęcie towaru. Potrafią zmienić cały rachunek.

Czy można oddać tylko część asortymentu?

Tak i zwykle to najbezpieczniejszy start — produkty szybko rotujące na zewnątrz, nietypowe u siebie.

Kto odpowiada za reklamacje?

Ty, bo na paczce jest Twoja nazwa. Kontaktu z klientem nie należy oddawać operatorowi.