Quality Power
Inwentaryzacja w małym sklepie — jak ją zrobić, żeby czegoś się z niej dowiedzieć
Policzenie towaru raz w roku to obowiązek. Policzenie go tak, żeby wyszło, gdzie znikają pieniądze, to już praca, która się zwraca.
Inwentaryzacja robiona wyłącznie dlatego, że trzeba, daje jedną liczbę i żadnej informacji. Ta sama praca, rozłożona i zapisana inaczej, pokazuje konkretnie, gdzie znikają pieniądze: czy w pomyłkach przy pakowaniu, czy w uszkodzeniach, czy w błędach w systemie.
Na wstępie rzecz formalna: obowiązki w zakresie spisu z natury, jego terminy i sposób dokumentowania zależą od formy prowadzonej księgowości. To pytanie do księgowego i warto je zadać przed, nie po — ten tekst dotyczy części praktycznej, nie formalnej.
Dlaczego jeden spis raz w roku jest najgorszym wariantem
- Różnica obejmuje dwanaście miesięcy — nie da się ustalić, kiedy i dlaczego powstała.
- Trwa cały dzień albo dłużej, więc wypada w najmniej wygodnym momencie i jest robiona w pośpiechu.
- Nie zmienia niczego w procesie, bo wnioski przychodzą za późno, żeby je powiązać z przyczyną.
Wariant, który daje odpowiedzi: liczenie w cyklach
Zamiast jednego spisu całości — niewielka część asortymentu liczona regularnie, z priorytetem dla tego, co najważniejsze:
| Grupa | Jak często liczyć | Dlaczego |
|---|---|---|
| Najdroższe pozycje | Raz w miesiącu | Tu różnica kosztuje najwięcej |
| Najszybciej schodzące | Raz w miesiącu | Tu najczęściej powstają pomyłki |
| Pozycje z historią rozbieżności | Raz w miesiącu | Powtarzający się błąd ma przyczynę |
| Pozostały asortyment | Raz na kwartał lub rzadziej | Mała wartość, mała częstotliwość |
Przy takim podziale pełny obrót asortymentu i tak następuje w ciągu roku, a każda rozbieżność dotyczy krótkiego okresu — czyli da się ją powiązać z konkretnym zdarzeniem.
Co zapisywać poza liczbą sztuk
- Kierunek różnicy. Brak czy nadmiar — to dwie różne przyczyny. Nadmiar zwykle oznacza błąd w systemie albo nieodnotowany zwrot, brak oznacza wydanie bez zapisu, uszkodzenie albo kradzież.
- Stan fizyczny towaru. Ile sztuk nie nadaje się do sprzedaży. To pozycja, która w systemie często figuruje jako dostępna i generuje sprzedaż czegoś, czego nie ma.
- Datę ostatniej sprzedaży pozycji. Towar, który nie zszedł od pół roku, to zamrożone pieniądze — i najczęściej pomijany wniosek z inwentaryzacji.
- Miejsce przechowywania. Jeśli ta sama pozycja leży w trzech miejscach, rozbieżności będą zawsze.
Najczęstsze przyczyny rozbieżności
| Objaw | Prawdopodobna przyczyna |
|---|---|
| Powtarzające się braki na jednej pozycji | Pomyłka przy pakowaniu podobnych produktów |
| Nadmiar w systemie | Zwroty przyjęte bez odnotowania |
| Różnice tuż po dostawie | Przyjęcie towaru bez przeliczenia |
| Rozbieżności przy wariantach | Sprzedaż innego rozmiaru lub koloru niż zapisany |
| Różnice tylko w sezonie | Brak czasu na zapisy przy dużym obrocie |
| Towar uszkodzony figurujący jako dostępny | Brak procedury odpisywania uszkodzeń |
Pierwszy wiersz jest najczęstszy i ma najtańsze rozwiązanie: rozdzielenie w magazynie produktów, które wyglądają podobnie. Ostatni wiersz powoduje najwięcej szkód wizerunkowych, bo kończy się sprzedażą towaru, którego nie da się wysłać.
Co zrobić z wynikiem
Jedna zmiana w procesie na jedną powtarzającą się rozbieżność. Inwentaryzacja, po której nie zmienia się nic poza liczbą w systemie, będzie dawała te same różnice w kolejnym roku. Przy okazji warto wykorzystać ją do decyzji o wyprzedaży pozycji, które nie schodzą — bo to one zamrażają gotówkę, a na spisie są widoczne jak nigdzie indziej.
Przy sprzedaży w kilku kanałach dochodzi jeszcze jedna korzyść: spis pokazuje, czy stany w sklepie i na platformach się zgadzają. Rozjechane stany kończą się sprzedażą towaru, którego nie ma, a to przy platformach bywa powodem ograniczeń na koncie — opisuję to w rankingu powodów blokady konta.
Zgodne stany to warunek sprzedaży w kilku miejscach
Przy sprzedaży przez sklep i platformy jednocześnie stany muszą aktualizować się same. Ustawiam to tak, żeby jedna sprzedaż zdejmowała towar we wszystkich kanałach — bo ręczne pilnowanie kończy się sprzedażą czegoś, czego nie ma.
Najczęstsze pytania
Jak często robić inwentaryzację?
Obowiązki i terminy spisu zależą od formy księgowości — to pytanie do księgowego. Praktycznie najlepiej działa liczenie w cyklach: najdroższe i najszybciej schodzące pozycje raz w miesiącu, resztę rzadziej.
Dlaczego stany się rozjeżdżają?
Najczęściej z powodu pomyłek przy pakowaniu podobnych produktów, zwrotów przyjętych bez odnotowania i przyjęć dostaw bez przeliczenia. Rzadziej z powodu kradzieży, choć to pierwsze podejrzenie większości właścicieli.
Co zapisywać poza liczbą sztuk?
Kierunek różnicy, stan fizyczny towaru, datę ostatniej sprzedaży i miejsce przechowywania. Sama liczba nie mówi, gdzie jest przyczyna.
Czy inwentaryzacja ma sens przy małym asortymencie?
Tak, i jest wtedy szybka. Przy kilkudziesięciu pozycjach liczenie raz w miesiącu zajmuje kwadrans, a wyłapuje rozbieżności, zanim urosną do rocznej różnicy bez wyjaśnienia.
