Quality Power
Dane klientów a narzędzia AI
Przy danych powierzonych przez klientów obowiązują inne zasady niż przy własnych. Co to znaczy w praktyce.
Dane, które klient powierzył Ci do wykonania usługi, nie są Twoje — i to jest cała różnica. Możesz nimi dysponować w zakresie, na jaki się umówiliście, a wprowadzenie ich do zewnętrznego narzędzia bywa wyjściem poza ten zakres, nawet jeśli nikt tego wprost nie zakazał.
To nie jest porada prawna — zakres dopuszczalnego przetwarzania i wymagane zapisy w umowach ocenia prawnik albo specjalista od ochrony danych. Poniżej strona praktyczna.
Trzy sytuacje, które trzeba rozróżniać
| Sytuacja | Co z tego wynika |
|---|---|
| Dane powierzone do wykonania usługi | Dysponujesz nimi w zakresie umowy |
| Dane własne firmy | Szerszy zakres, ale nadal warunki narzędzia |
| Dane objęte poufnością | Zwykle wykluczone z przetwarzania zewnętrznego |
| Dane osobowe | Osobne wymogi — temat dla prawnika |
| Dane pracowników | Traktowane ostrożniej niż dane firmowe |
Co zrobić, żeby móc korzystać z narzędzi
Trzy rzeczy, w tej kolejności. Po pierwsze: sprawdź warunki narzędzia — czy treści są wykorzystywane dalej, czy da się to wyłączyć i w którym planie. Po drugie: ustal z prawnikiem, czego wymaga Twoja sytuacja, bo zależy to od rodzaju danych i od tego, co obiecałeś klientom. Po trzecie: uporządkuj to w umowach i w informacji dla klientów, zamiast rozstrzygać przy każdym zleceniu osobno.
Rozwiązanie, które działa bez zmiany umów
Pracuj na danych pozbawionych identyfikacji. W większości zastosowań — streszczenia, analizy, przygotowania odpowiedzi — nazwy, kwoty i dane kontaktowe nie są potrzebne do uzyskania dobrego wyniku. Usunięcie ich przed wprowadzeniem zdejmuje większość problemu i nie wymaga żadnych formalności.
To rozwiązanie bywa odrzucane jako kłopotliwe, a w praktyce zajmuje chwilę i działa przy większości codziennych zadań.
Czego nie robić
- Nie zakładaj, że skoro narzędzie jest popularne, to jest to w porządku. Popularność nie zastępuje warunków umowy z klientem.
- Nie wklejaj całych baz i eksportów „żeby narzędzie miało kontekst” — kontekst da się zbudować bez danych osobowych.
- Nie rozstrzygaj tego przy każdym zleceniu osobno — to prowadzi do decyzji podejmowanych w pośpiechu przez różne osoby.
- Nie obiecuj klientowi, że nie korzystasz z żadnych narzędzi, jeśli korzystasz. O tym, jak o tym rozmawiać, piszę w tekście o rozmowie z klientem o AI.
Test wiedzy — sprawdź się
Odpowiedz w myślach, potem rozwiń odpowiedź. Na końcu policz trafienia.
1. Czyje są dane powierzone przez klienta?
- Twoje, bo je przetwarzasz
- Klienta — dysponujesz nimi w zakresie umowy
- Wspólne
Sprawdź odpowiedź
Klienta — dysponujesz nimi w zakresie umowy
Wprowadzenie ich do zewnętrznego narzędzia bywa wyjściem poza ten zakres.
2. Co sprawdzić w warunkach narzędzia?
- Cenę planu
- Czy treści są wykorzystywane dalej i czy da się to wyłączyć
- Liczbę użytkowników
Sprawdź odpowiedź
Czy treści są wykorzystywane dalej i czy da się to wyłączyć
Różni się to między usługami i między planami.
3. Jakie rozwiązanie działa bez zmiany umów?
- Zgoda ustna klienta
- Praca na danych pozbawionych identyfikacji
- Wybór droższego planu
Sprawdź odpowiedź
Praca na danych pozbawionych identyfikacji
Nazwy, kwoty i dane kontaktowe rzadko są potrzebne do dobrego wyniku.
4. Czy popularność narzędzia coś przesądza?
- Tak, świadczy o bezpieczeństwie
- Nie — nie zastępuje warunków umowy z klientem
- Tak, przy dużych dostawcach
Sprawdź odpowiedź
Nie — nie zastępuje warunków umowy z klientem
To dwie zupełnie różne sprawy.
5. Jak podejmować te decyzje?
- Przy każdym zleceniu osobno
- Raz, zasadą zapisaną dla całej firmy
- Zostawiając je zespołowi
Sprawdź odpowiedź
Raz, zasadą zapisaną dla całej firmy
Rozstrzyganie w pośpiechu prowadzi do różnych decyzji różnych osób.
Twój wynik
- 5 na 5 — Zostaje ustalić zasadę raz i zapisać ją dla zespołu.
- 3–4 — Dobrze; najczęściej pomijane jest sprawdzenie warunków konkretnego planu.
- 0–2 — Zacznij od jednego: usuwaj dane identyfikujące przed wprowadzeniem czegokolwiek.
Wdrożenie z granicą ustaloną na starcie
Przy wdrożeniach ustalam, które dane w ogóle wchodzą do narzędzi i jak przygotować je przed wprowadzeniem. Przy pracy na cudzych danych to pierwsza rzecz do rozstrzygnięcia, nie ostatnia.
Najczęstsze pytania
Czy można wprowadzać dane klientów do narzędzi AI?
Dane powierzone do wykonania usługi pozostają własnością klienta i dysponujesz nimi w zakresie umowy. Dopuszczalność konkretnego przetwarzania ocenia prawnik.
Co sprawdzić w warunkach narzędzia?
Czy wprowadzane treści są wykorzystywane do dalszego rozwoju usługi, czy da się to wyłączyć i w którym planie.
Jakie rozwiązanie działa bez zmiany umów?
Praca na danych pozbawionych identyfikacji — bez nazw, kwot i danych kontaktowych, które rzadko są potrzebne do dobrego wyniku.
Czy popularność narzędzia oznacza, że można?
Nie. Popularność nie zastępuje warunków umowy z klientem ani wymogów ochrony danych.
