Automatyzacja procesów bez programisty — od czego zacząć

Między aplikacjami, których używa firma, przepływają te same dane — tyle że przenosi je człowiek. Zgłoszenie z formularza do arkusza, arkusz do skrzynki, skrzynka do systemu ofert. Narzędzia do łączenia aplikacji robią to same, bez programisty.

Na czym to polega

Budujesz scenariusz: zdarzenie (ktoś wypełnił formularz) uruchamia kolejne kroki (dopisz do arkusza, wyślij powiadomienie, utwórz zadanie, odpowiedz mailem). Klikasz to jak schemat, bez pisania kodu.

Pięć scenariuszy, które zwracają się najszybciej

1. Formularz → arkusz → powiadomienie — koniec z gubieniem zapytań w skrzynce.
2. Nowe zamówienie → zadanie dla zespołu z kompletem danych.
3. Faktura po terminie → przypomnienie wysyłane automatycznie.
4. Zapis na listę → wiadomość powitalna z obiecanym materiałem.
5. Raport tygodniowy składany z kilku źródeł i wysyłany w poniedziałek rano.

Gdzie to się psuje

Brak obsługi błędu. Jeśli któryś krok zawiedzie, scenariusz staje — i nikt się o tym nie dowie, dopóki klient nie zadzwoni. Każdy scenariusz działający na produkcji musi mieć powiadomienie o awarii.

Pętle. Automat piszący do arkusza, który uruchamia automat piszący do arkusza. Brzmi absurdalnie, zdarza się regularnie.

Rozliczanie za operacje. Scenariusz sprawdzający coś co minutę potrafi zjeść cały miesięczny pakiet w kilka dni. Sprawdzaj raz na godzinę wszędzie, gdzie to wystarczy.

Zmiany po stronie aplikacji. Gdy dostawca zmieni format danych, scenariusz przestaje działać. To wymaga doglądania, a nie ustawienia raz na zawsze.

Dane i dostępy

Takie narzędzie ma dostęp do skrzynki, dysku i systemu firmy. Warto zadbać o osobne konto techniczne z ograniczonymi uprawnieniami zamiast podpinania prywatnego konta właściciela, oraz sprawdzić, gdzie przechowywane są przesyłane dane.

Od czego zacząć

Od jednego procesu, który wykonujecie ręcznie co najmniej raz dziennie i który ma jasno określony początek i koniec. Zrób go, sprawdź przez dwa tygodnie, dopiero potem następny. Automatyzacja wdrażana hurtem kończy się zestawem scenariuszy, których nikt nie rozumie.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba umieć programować?

Nie przy typowych scenariuszach. Programista przydaje się dopiero przy nietypowych integracjach i przetwarzaniu danych.

Co się stanie, gdy scenariusz zawiedzie?

Zatrzyma się. Dlatego każdy scenariusz działający na produkcji musi mieć powiadomienie o błędzie.

Od czego zależy koszt?

Zwykle od liczby wykonanych operacji. Scenariusze sprawdzające coś zbyt często potrafią wyczerpać pakiet w kilka dni.

Ile procesów wdrażać naraz?

Jeden. Dopiero po dwóch tygodniach stabilnego działania warto dokładać kolejny.